Zenthal Invoicing

Zenthal Invoicing

Datenschutzerklärung

Stand: 27. August 2026

This is the German-language privacy notice for Zenthal Invoicing, a Shopify app that creates, validates, sends and archives electronic invoices for German merchants. It sets out the roles under the GDPR, what personal data is processed and why, who receives it, how long it is kept and what rights data subjects have.

Verantwortlicher

Zenthal GmbH
Carl-Orff-Bogen 81
80939 München
Deutschland

Vertreten durch Armin Hörtreiter, Geschäftsführer. Eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts München unter HRB 315668.

E-Mail: support@zenthal.de

Zwei Rollen, und warum das hier zuerst steht

Zenthal tritt in zwei verschiedenen Rollen auf, und davon hängt ab, wer für welche Daten einzustehen hat.

  • Als Verantwortlicher für den Betrieb dieser Seiten und für das Vertragsverhältnis mit dem Händler, der die App einsetzt.
  • Als Auftragsverarbeiter für alle Daten, die die App im Auftrag eines Händlers verarbeitet - insbesondere die Daten seiner Kundinnen und Kunden. Verantwortlicher ist in diesem Fall der Händler. Zenthal verarbeitet diese Daten ausschließlich auf seine dokumentierte Weisung, auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Wer Kunde eines Händlers ist und Auskunft über seine Daten möchte, wendet sich deshalb an diesen Händler. Die App stellt ihm dafür einen Bericht über alle zu einer Person gespeicherten Daten bereit.

Beim Besuch dieser Seiten

Der Aufruf dieser Seiten wird in einem Server-Protokoll festgehalten: Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Antwortstatus, Dauer der Verarbeitung und eine Anfragekennung. Diese Protokolle dienen dem sicheren Betrieb und der Fehlersuche, werden nach 30 Tagen gelöscht und nicht mit anderen Daten zusammengeführt.

Diese Seiten setzen keine Cookies, binden keine Schriftarten, Analysedienste oder Inhalte Dritter ein und übermitteln beim bloßen Aufruf keine Daten an Dritte.

Welche Daten die App verarbeitet

Nach Betroffenengruppen getrennt:

  • Kundinnen und Kunden des Händlers: Name und Firma, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Kundennummer, Bestellbezug und der Inhalt der Rechnung. Verarbeitet werden ausschließlich die Kunden, die der Händler als rechnungsrelevant markiert hat - ein nicht markierter Kunde verlässt Shopify nicht.
  • Der Händler selbst: Firmen- und Kontaktdaten, Umsatzsteuer-, Steuer- und Registernummern, IBAN, BIC und Kontoinhaber, Logo, Shop-Domain und die Antwortadresse für den Rechnungsversand. Bei Einzelunternehmen sind diese Angaben personenbezogene Daten.
  • Mitarbeitende des Händlers: Name, E-Mail-Adresse, Spracheinstellung und Shopify-Benutzerkennung aus der Sitzung.
  • Personen, die Support anfragen: der Text der Anfrage und die angegebene Antwortadresse.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO werden nicht verarbeitet. Das Angebot richtet sich nicht an Minderjährige. Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling statt.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Zwecke sind das Erstellen, Prüfen, Ausstellen, Versenden und gesetzeskonforme Archivieren elektronischer Rechnungen, der Betrieb der App einschließlich Sitzungen, Einrichtung und Abrechnung sowie die Bearbeitung von Supportanfragen. Eine Nutzung zu Werbezwecken findet nicht statt, und Daten werden nicht verkauft.

Die Rechtsgrundlagen des Händlers als Verantwortlichem sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Erfüllung des Vertrags mit seinem Kunden und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für die gesetzlichen Pflichten zur elektronischen Rechnungstellung nach Paragraph 14 UStG und zur Aufbewahrung nach GoBD und Paragraph 147 AO. Für die Verarbeitung im eigenen Verantwortungsbereich - Betrieb dieser Seiten, Vertrag mit dem Händler, Support - stützt sich Zenthal auf Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Empfänger und Auftragsverarbeiter

Eingesetzt werden:

  • Shopify als Quellplattform, aus der Bestell-, Kunden- und Produktdaten stammen.
  • Hetzner Online GmbH, Rechenzentrumsstandort Nürnberg, für Hosting und für den Versand der Rechnungs-E-Mails.
  • Microsoft (Azure), Region Deutschland West-Mitte, für die unveränderbare Langzeitspeicherung der archivierten Rechnungsdokumente.

Weitere Empfänger gibt es nicht. Wird ein zusätzlicher Auftragsverarbeiter eingesetzt, wird er hier genannt, bevor er Daten verarbeitet.

Übermittlung in Drittländer

Hosting, Mailversand und die Archivspeicherung finden in Deutschland statt. Eine eigene Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland durch Zenthal findet nicht statt.

Soweit ein eingesetzter Anbieter im Rahmen von Betrieb oder Support aus einem Drittland auf Daten zugreifen kann, erfolgt dies auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Für die Verarbeitung innerhalb von Shopify gelten die Bedingungen, die der Händler mit Shopify vereinbart hat.

Speicherdauer

Ausgestellte Rechnungen werden für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist archiviert und in dieser Zeit nicht gelöscht. Ein Löschverlangen lässt sie unberührt; die Ausnahme ergibt sich aus Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO in Verbindung mit den Aufbewahrungspflichten nach GoBD und Paragraph 147 AO.

Kundendaten, die nicht mehr rechnungsrelevant sind oder für die eine Löschung verlangt wurde, werden archiviert und nach 30 Tagen endgültig entfernt. Sitzungsdaten werden bei Ablauf entfernt. Deinstalliert ein Händler die App, werden die Daten seines Shops gelöscht; erhalten bleiben allein der Verweis auf sein Archiv und der Zähler der Rechnungsnummern, damit keine Nummer ein zweites Mal vergeben wird. Server-Protokolle werden nach 30 Tagen gelöscht.

Archivierte Rechnungsdokumente liegen in einem Speicher mit Unveränderbarkeitsrichtlinie. Sie sind dort bis zum Ablauf der festgelegten Frist technisch nicht löschbar - das ist der Zweck der revisionssicheren Archivierung und der Grund, aus dem die Ausnahme nach Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO greift. Andere Daten werden dort nicht abgelegt.

Ihre Rechte

Betroffene Personen haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen eine auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützte Verarbeitung (Art. 21).

Betrifft die Anfrage Daten, die die App im Auftrag eines Händlers verarbeitet, richtet sie sich an diesen Händler als Verantwortlichen. Geht sie hier ein, wird sie an ihn weitergeleitet.

Beschwerderecht

Unabhängig davon besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Zuständig für Zenthal ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) in Ansbach.

Änderungen dieser Erklärung

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich die Verarbeitung ändert. Die jeweils geltende Fassung ist unter dieser Adresse abrufbar und trägt oben ihr Datum.